일 잘하는 사람의 시간 관리법

내 일은 왜 점점 쌓여만 갈까? “시간은 관리하는 것이 아니라 창조하는 것이다” 시간을 관리하는 사람이 아니라, 시간을 다루는 사람이 돼라!

왜 내 일은 점점 쌓여만 갈까? 왜 일을 자꾸 미루게 될까? 언제나 일에 치이고, 해야 할 일투성이인 현대인은 오랜 시간 일하는데도 일이 끝나지 않고, 야근이 이어져 가족과 친구와 보낼 시간이 부족해 전전긍긍한다. 책 《10초 15분 1주일》은 일 잘하는 사람의 시간 관리법에 대해 말한다. 저자가 말하는 시간 관리는 게으름과 습관에 대한 것이 아니라, 일과 업무에 대한 시간 관리다. 1년 집중형 영어 회화 프로그램 ‘토라이즈’를 운영하는 저자는 장시간 노동이 일상인 영어 학습 업계에서 야근이 거의 없는 회사를 실현해냈다. 전 직원이 매일 정시 퇴근하면서도 서비스 시작 1년 만에 흑자를 달성하고, 수강생 수는 1,500명에 달할 정도로 회사가 급성장하자, 많은 이들이 그의 생산성 높은 시간 관리 비결에 주목했다. 저자의 시간 관리 비결은 바로 소프트뱅크 손정의 회장 곁에서 비서실장으로 일하며 확립한 시간 관리 노하우 덕분이었다. 《10초 15분 1주일》은 세계에서 가장 바쁜 창업가의 시간과 업무를 관리해온 저자가 자신의 경험을 토대로 구축한 ‘목표를 이뤄내는 강력한 시간 전략’의 정수다. 저자는 소프트뱅크에서 일하며 얻은 가장 큰 교훈은 “일 잘하는 사람이 되려면 무엇보다 시간 다루는 능력을 갈고 닦아야 한다”는 것이었다고 고백한다. 그래서 《10초 15분 1주일》에는 일하는 방식에 대한 실무자의 진지한 고민과 함께 시간 관리에 대한 구체적인 예시가 가득하다. 즉시 따라서 실행할 수 있는 실전 팁을 실천하다 보면, 시간을 사용하는 습관이 하루하루 확 달라지는 것을 독자분들 스스로 실감할 수 있을 것이다. 일에 대한 시간 관리를 잘하는 사람은 퇴근 후 개인적인 시간 역시 확보할 수 있다. 일에서 성과를 내면서 개인 시간까지 마음껏 즐기게 되는 것이다. 이보다 행복한 일이 또 있을까?

시작하며 | 시간은 관리하는 것이 아니라 창조하는 것이다

1장. 10초 이상 생각하지 말라
목표 없는 시간 관리는 아무 의미 없다
시간 관리도 투자가 필요하다
세계에서 가장 바쁜 사람은 시간을 어떻게 쓸까?
일이란 10초의 판단이 축적된 것이다
시간 관리 도구를 효과적으로 사용하라
다른 사람의 시간을 활용하라
:: Quick Tips

2장. 시간 관리 시스템을 만들라
모두의 시간을 낭비하지 않아야 한다
누가, 언제까지, 어떤 결과물을 낼 것인가?
효율적인 시간 관리의 핵심 원칙 7
시스템을 만들면 야근도 사라진다
:: Quick Tips

3장. 15분씩 실행에 집중하라
이슈 리스트를 주간 일정에 반영하라
일의 최소 단위는 15분이 가장 좋다
:: Quick Tips

4장. 1주일 단위로 관리해야 보인다
1주일 안에 끝내지 않으면 미루게 된다
24시간 안에 인생의 포트폴리오를 배치하라
:: Quick Tips

5장. 숨겨진 시간을 찾아라
시간이 없으면 개척하라
어떤 작업이든 한 번에 끝내라
다른 사람의 힘은 사양하지 말고 빌려라
:: Quick Tips

마치며 | 시간 관리는 목적이 아니라 수단이다

소프트뱅크에서 근무하던 시절, 나는 손정의에게 다음과 같은 이야기를 여러 차례 들었다. “어째서 많은 사람들이 큰일을 끝까지 해내지 못하는지 자네는 아는가?” 이렇게 말한 손정의는 종이에 산을 그리고 그 기슭에 빙빙 원을 그린 다음 또다시 말했다. “대부분의 사람이 목표로 삼을 산을 정하지 않아. 그러니 나아가야 할 방향을 알지 못하고 같은 장소를 뱅글뱅글 돈 채 일생을 마치지. 하지만 ‘이 산을 오르겠다’라고 목표를 정하면 어느 길을 따라 오를지, 어떤 장비를 갖춰야 할지 등을 계획할 수 있기 때문에 마지막에는 제아무리 높은 산도 오를 수 있다네!” 계획을 세우지 않으면 사람은 아무것도 완수할 수 없다. 손정의는 내게 이 사실을 반복해서 가르쳐주었다. _26쪽 ㆍ 〈목표 없는 시간 관리는 아무 의미 없다〉 중에서스마트폰을 보조 수단으로 사용하는 것은 괜찮지만 주요 수단으로 사용해서는 안 된다. 1주일간의 포트폴리오가 한눈에 들어오
지 않기 때문이다. 앞서 ‘어떤 일에 얼마만큼의 시간을 사용할 것인가?’ 즉, 시간의 포트폴리오는 1주일이란 틀 안에서 관리해야 한다고 설명했다. 그렇다면 일정 관리 수첩 또한 1주일 단위의 시간 배분이 쉽게 파악되는 제품을 사용해야 한다. 스마트폰으로 이용할 수 있는 달력이나 일정 관리용 애플리케이션이 많다. 하지만 스마트폰은 화면 크기가 작아서 1주일 일정 전체를 한눈에 파악하기 힘들다. _56쪽 ㆍ 〈시간 관리 도구를 효과적으로 사용하라〉 중에서상사에게 지시받은 일로 시간을 낭비하지 않으려면 처음에 상대방이 무엇을 ‘기대’하는지를 확인하는 작업이 중요하다. 누구나 한 번쯤은 자료를 만들어두라는 말을 듣고 파워포인트까지 활용해 정성이 가득 담긴 자료를 만들어 가져갔더니 상사에게 “음, 워드로만 간단히 정리해도 충분했는데…”라는 말을 듣거나 이와 비슷한 경험을 해보았으리라. 이와 같은 인식의 차이로 시간을 낭비하지 않기 위해서라도 일찌감치 상대방과 ‘기대치’를 조율해둬야 한다. “프레젠테이션 자료 말인데요. 도판과 일러스트 같은 시각 요소가 필요한가요? 아니면 문자로만 작성하나요?” 이처럼 상대방의 기대치를 확인한 후에 일을 시작하면 시간 낭비를 하지 않아도 된다. _84쪽 ㆍ 〈모두의 시간을 낭비하지 않아야 한다〉 중에서이슈 리스트를 일정 수첩에 반영해나가는 비법은 ‘미팅을 잡는 것’이다. 목록으로 만든 이슈로부터 역산해 그때마다 필요한 ‘권한’이나 ‘정보’를 한데 모으면 일은 척척 진행된다. 예를 들어, 이슈 리스트에 ‘내년 봄부터 새로운 인사 제도를 도입하고 싶다’는 이슈(과제)를 적었다고 하자. 그러면 120쪽의 그림과 같이 역산할 수 있다. 대략 이와 같은 일정을 짤 수 있는데 이로써 다음 주 미팅 날짜가 결정되면 주간 일정에 태스크로서 반영할 수 있다. 일정 수첩에는 ‘반드시 실현할 일’만 적혀 있으므로 이렇게 확정된 태스크를 계속해서 적고 실현해나가면 확실히 최종 목표 지점에 도달할 수 있다. _119쪽 ㆍ 〈이슈 리스트를 주간 일정에 반영하라〉 중에서일을 빨리하는 비결은 ‘1차 완결률’을 높이는 것이다. PART1, 2에서도 설명했듯이, 이 말은 ‘작업은 한 번에 끝내라’는 의미다.
예를 들어, 메일을 열었으면 바로 답장해야 한다. 당연한 말 같지만 이렇게 행동하는 사람은 별로 없다. 나중에 답장해야겠다며
일단 메일을 닫지만 잠시 후 똑같은 메일을 다시 연다. 어떻게 답장할지 고민하는 사이에 전화가 와서 또 메일을 처리하지 못한다. 우리 주변에서 흔히 볼 수 있는 패턴이다. 이렇게 행동하면 몇 번이고 컴퓨터를 켜서 처음부터 다시 메일을 읽어야 한다. 같은 일을 여러 번 되풀이하는 탓에 한 번에 했으면 10초 만에 끝날 일에 두 세배의 시간이 소비된다. 낭비도 이런 낭비가 없다. _181쪽 ㆍ 〈어떤 작업이든 한 번에 끝내라〉 중에서

지금 하는 일의 목표는 무엇인가?
목표 없는 시간 관리는 아무 의미 없다시간 관리가 계획표를 세우는 것이라고 생각한다면 그것은 큰 착각이다. 저자는 계획표만 세우는 것은 시간 관리가 아니며, 시간 관리에는 반드시 ‘목표’가 있어야 한다고 강조한다. 소프트뱅크 손정의 회장도 “목표와 계획을 세우지 않으면 아무것도 해낼 수 없다”는 것을 반복해서 강조했다. 장기 목표가 없으면 단기 일정을 짤 수가 없기 때문이다. 목표가 없으면 방향이 없으며, 방향 없는 계획표는 공허하다.
일을 잘하는 사람은 먼저 명확한 목표를 세우고, 목표를 위한 계획을 세분화하며, 계획을 실천하기 위해 매일, 매시간 무엇을 해야하는지 구체적인 행동 목표를 생각한다. 일이 완성되어야 하는 시점부터 역산하여 해결해야 할 과제를 정리하고, 대략의 스케줄을 가늠한 뒤, 미팅 일정을 잡으면서 본격적으로 시작하는 것이다. 이때 수행 과제를 구체적으로 주간 일정에 추가해야만 한다. 일정에 넣지 않으면 행동할 수 없고, 행동하지 못하면 당연히 아무것도 성취하지 못하기 때문이다. 이렇듯 일 잘하는 사람은 막연한 계획을 하루와 주간의 실천 사항으로 연결함으로써 목표를 이루는 구체적 시간 관리를 실천한다.
목표를 이루기 위한 우선순위에 따라 일정을 유연하게 조정하는 것도 주효한 방법이다. 우선 언제까지 무엇을 달성한다는 대략적인 마감 시한을 정하고, 그다음 커다란 목표를 향해 돌진한다. 단, 착각하지 말아야 할 점은 목표를 향해 일직선으로만 나아가서는 안 된다는 것이다. 목표로 삼을 산을 정했다면 진행 경로나 수단은 유연하게 바꾸면서 가야한다. 지금처럼 변화무쌍한 시대에 처음부터 한 가지의 정답을 찾아내기란 불가능하다. 비즈니스에서도 변화의 속도가 매우 빠르다. 즉, ‘무엇을 선택해야 하는가?’라는 우선순위가 시시각각 달라진다. 일단 무엇을 할지 정한 뒤에라도 우선순위를 바꾸는데 주저하지 말고, 무엇을 줄일지를 고민해야 한다. ‘지금 정말로 해야 할 일은 무엇인가?’를 항상 의식하라.10초의 판단, 15분의 집중, 1주일의 계획
일 잘하는 사람의 시간을 사용하는 습관소프트뱅크의 손정의 회장은 직원들에게 항상 “10초 이상 생각하지 마라!”고 말한다. 10초간 생각해도 모르겠다면 그 이상 혼자 생각한들 답은 나오지 않으니 다른 사람과 논의하거나 다른 사람의 의견을 들어야 한다는 의미다. 혼자 일을 쥐고 있지 말라. 업무에 병목 현상이 일어난다. 혼자 고민하는 시간만큼 쓸데없는 것도 없다. 재빨리 다른 사람의 지혜와 정보를 빌려, 빠르게 의사결정하고 일을 추진하는 것이 능력이다. 목표를 달성하는 데 필요한 재료를 가진 사람을 찾아내고, 그들의 힘을 능숙하게 활용해 회사나 팀 전체의 성과를 최대로 올리는 사람이 바로 요즘 시대가 요구하는 인재다.
또한 시간을 효율적으로 사용하려면 업무 일정은 ‘15분’을 최소 단위로 하여 짠다. 처음부터 30분이나 1시간 단위로 계획을 세우면 불필요한 시간이 포함될 가능성이 있다. 처음부터 큰 단위를 전제로 하지 말고, 작은 시간을 기본 단위로 삼아서 한 가지 업무 당 소요되는 최소 시간을 배분하는 것이 가장 좋다. 어렵거나 귀찮은 일일수록 잘게 쪼개면 착실하게 앞으로 나아갈 수 있다. 게다가 인간이 쉬지 않고 한 가지 일에 집중하는 시간에는 한계가 있다. 오랜 시간 똑같은 작업을 계속해봤자, 집중력이 고갈되어 효율이 떨어진다.
회의 일정도 보통 1시간으로 잡는 경우가 많은데 정말 1시간이나 필요할지 생각해볼 필요가 있다. 회의의 목적은 결론을 내는 데 있다. 결론을 내는 데만 집중하면 15분이나 30분 안에 끝나는 회의도 얼마든지 있다. 지금까지 습관적으로 1시간 단위로 짰던 일도 정말 이만큼의 시간이 필요할지 의심해 보길 바란다.
마지막으로 일을 확실하게 끝마치기 위한 대원칙은 일정을 ‘1주일’ 단위로 짜는 것이다. 당장 눈앞에 있는 업무를 다음 주나 다다음 주 일정에 넣어서는 안 된다. 일정을 2주 이상으로 나누면 반드시 미루게 된다. ‘다음 주까지 하라’는 말을 듣고 오늘 바로 시작하는 사람은 없다. 오늘은커녕 이번 주 안에도 시작하지 않는다. 여유가 있다고 생각하고 미루게 되는 것이다. “다음 주까지 부탁해요”라고 하지 말고, 반드시 이번 주중으로 날짜를 지정하라. 그리고 다음 주가 되면 다시 새롭게 1주일 일정을 짜면 된다.
업무 일정 외에 개인 일정도 1주일 일정 중에 넣어야 한다. 저자는 회식이나 술자리 일정은 무조건 수요일에만 넣고, 다른 요일은 무조건 곧장 귀가해 가족과 함께 보낸다고 한다. 월요일 저녁은 무조건 독서 모임이나 세미나 스케줄을 잡는다던지, 자기계발과 휴일도 확실하게 1주일 일정에 넣는다. 1주일 안에 업무와 가정, 그리고 자신을 위해 사용하는 시간의 틀을 각각 정해두라. 일정 관리란 단지 일하는 시간을 관리한다는 의미가 아니다. 우리 인생 전체의 시간을 관리하고 장기적으로 생애 시간을 관리해야 일정을 관리하는 의미가 있다. 24시간 안에 인생의 포트폴리오를 배치하라. ▶▶▶ 목표를 실행하는 시간 관리 전략
1. 10초 이상 생각하지 말라: 혼자 10초간 생각해도 모르겠다면, 그 이상 생각한들 답은 나오지 않는다. 재빨리 다른 사람의 지혜와 정보를 빌려 일을 추진하라. 일이란 10초의 판단이 축적된 것이다.
2. 업무 일정은 15분 단위로 세워라: 처음부터 1시간 단위로 계획을 세우면 불필요한 시간이 포함될 수 있다. 15분 단위로 업무 시간을 쪼개고, 15분간 집중해서 일하기를 훈련하라. ‘이 일은 정말 1시간이나 필요한가?’ 의심하라.
3. 일정은 1주일 단위로 관리하라: 1주일 안에 일을 끝내지 않으면 미루게 된다. 무엇을 목표로 하고, 실행하는지, 1주일 단위로 한눈에 관리해야 일을 끝마칠 수 있다. 다음 주가 되면 다시 새롭게 1주일 일정을 짜라. ‘다음 주까지 하라’는 말을 듣고 오늘 바로 시작하는 사람은 없다. ▶ 시간에 대한 명언들 ◀
어렵거나 귀찮은 일일수록 시간을 잘게 쪼개라. - 손정의
충실한 시간 관리의 첫 단계는 ‘자신의 시간을 아는 것’이다. - 피터 드러커
시간은 한정적이다. 낭비하지 말라. - 스티브 잡스
가장 중요한 문제에 시간을 쓰고 있는가? 이것이 매일 나에게 하는 질문이다. - 마크 저커버그
소중한 것을 먼저 하라. - 스티븐 코비, 《성공하는 사람의 7가지 습관》 저자

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